В число распространенных трудностей входят:

1. Разногласия и неуверенность при выборе софта. На рынке представлено множество программ автоматизации, разработанных для компаний разных масштабов и направлений работы. Не имея нужных знаний в области программного обеспечения, руководство стремится найти идеальный вариант, который бы соответствовал в плане цены и качества. Но найти золотую середину удается не всегда;
2. Ограниченный бюджет. Оценить окупаемость автоматизации сложно, и компании стремятся минимизировать расходы, иногда в ущерб качеству;
3. Сложности при адаптации ПО под запросы бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов компании требует подготовительной работы, анализа проблем и коррекции действий команды. Случается, что софт идет вразрез с моделью, сложившейся внутри коллектива;
4. Трудности при поддержке и обслуживании софта. Внедрить автоматизацию – это еще не все, что нужно для успешной реализации новой стратегии. Программа должна работать без сбоев, а команда техподдержки – оперативно реагировать на баги и проблемы. Без компетентных сотрудников в этом случае не обойтись;
5. Проблемы внутри команды, связанные с внедрением стратегии автоматизации. Бывает, что коллектив неохотно идет на изменение привычной модели работы и не хочет покидать зону комфорта. Из-за этого адаптация длится месяцы и годы, в результате эффективность работы снижается, внутри коллектива усиливается эмоциональная напряженность;
6. Необходимость реорганизации структуры компании. Автоматизация позволяет высвободить человеческие ресурсы, выполнение рутинных задач передать программе. Итог – сотрудники, которые делали эти программы раньше, останутся незадействованными.

Советы, как преодолеть трудности

Как показывает практика, сложности чаще возникают на первом этапе внедрения стратегии автоматизации. Поэтому важно оперативно их обнаружить и устранить. Еще лучше – проработать возможные варианты развития событий еще до перехода на новую модель работы.

Чтобы сгладить негативные моменты автоматизации, нужно:

• Выбрать надежного исполнителя: например, компанию «ТехноИнновация». Обратившись к компетентному подрядчику, бизнес решает сразу несколько задач: выбор софта, техническая поддержка ПО, обучение сотрудников, разумное соотношение цены и качества;
• Подготовить коллектив. Команда должна понимать, что новая стратегия – это благо не только для бизнеса, но и для сотрудников. Целесообразно назначить специалиста, который будет курировать внедрение автоматизации, проводить разъяснительную работу, решать конфликтные ситуации. Чтобы сделать переход к другой модели более официальным, решение можно закрепить приказом, ознакомив с документом команду;
• Избежать сокращений, увольнений. Если после запуска автоматизации без работы останутся люди, это спровоцирует негатив как со стороны уволенных, так и оставшихся членов команды. Выход – обеспечить высвободившихся сотрудников другими задачами, которые не под силу программе;
• Провести обучение. Возможный вариант – создать рабочую группу из 4-7 человек, которые получат максимум знаний о ПО, его специфике и работе. Во-первых, они смогут оперативно решать возникающие проблемы, во-вторых, полученные знания они донесут до остальных без отрыва от работы;
• Обновить ПО компании. Чтобы при внедрении автоматизации и после запуска стратегии не возникало сбоев, нужно проверить технику и софт на соответствие новому ПО, заменить или обновить офисные программы.  

Ошибки при внедрении автоматизации и их предотвращение

Оптимизация и моделирование бизнес-процессов часто сопровождают автоматизацию. Неверные шаги, допущенные при запуске новой стратегии, не только тормозят внедрение, но и снижают эффект оптимизации, моделирования или автоматизации. Все потенциальные ошибки предугадать сложно, но есть перечень наиболее распространенных. 

1. Применение одной технологии. Ошибка бизнеса – делать ставку на единственный инструмент и исходя  из возможностей выбранной технологии строить бизнес-цели. На практике должно быть наоборот: технология выбирается на основании задач компании, к тому же специалисты рекомендуют применять технологический стек;
2. Перекладывание на автоматизацию всех проблем компании. Автоматизация может повысить эффективность работы, но она не в состоянии решить глобальные сложности: например, пробелы в знаниях и умениях сотрудников;
3. Отсутствие этапа тестирования. Какими бы простыми не казались инструменты автоматизации, важно протестировать все этапы процесса. Даже один неверный алгоритм может исказить данные и минимизировать эффект стратегии;
4. Попытка автоматизировать как можно больше задач. Не все бизнес-процессы могут выполнять программы, большинство задач решают люди. Пытаясь одновременно автоматизировать множество сложных процессов, компания может потратить ресурсы зря;
5. Отсутствие контроля после запуска автоматизации. Реализация любой стратегии, в том числе и автоматизации, требует участия специалистов, проверки качества не только при запуске, но и в процессе функционирования. Важно определить метрики для оценки результатов автоматизации и обеспечить систематичность контроля.